E-Rechnung: alles zur neuen Pflicht ab 2025

Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch – und das nicht ohne Grund. Sie ist nicht nur praktisch, sondern wird ab 2025 für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was genau ist eine E-Rechnung, und wie unterscheidet sie sich von der herkömmlichen Rechnung? Hier erfährst du alles, was du wissen musst, um optimal auf die Umstellung vorbereitet zu sein.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format nach EN 16931 vorliegt. Das Besondere daran ist, dass die Daten direkt von Buchhaltungssoftware und anderen Systemen verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Anders als eine einfache PDF-Rechnung, die du per E-Mail verschickst, enthält die E-Rechnung strukturierte Daten in einem speziellen Format, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Das bedeutet, dass sie direkt in automatisierte Prozesse integriert werden kann – das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler.

Kurz erklärt:
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im digitalen, XML-basierten Format. Sie erfüllt spezielle Anforderungen, die sie besonders für die automatisierte Verarbeitung geeignet machen. Damit sparst du Zeit, Aufwand und Kosten bei der Verwaltung deiner Finanzen.
‍

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet dir als Selbstständiger oder Unternehmer zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Da die E-Rechnung maschinenlesbar ist, entfällt die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten. Deine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus und verarbeitet sie direkt weiter. Das beschleunigt den Prozess und damit auch die Zahlung erheblich.
• Fehlerreduktion: Manuelle Dateneingaben sind anfällig für Fehler. Mit der E-Rechnung minimierst du das Risiko, da alle relevanten Informationen bereits strukturiert vorliegen und automatisch in deine Buchhaltung übertragen werden.
• Kostenersparnis: Der Versand von E-Rechnungen ist nicht nur schneller, sondern auch günstiger. Keine Druckkosten, kein Porto – die digitale Abwicklung spart bares Geld.
• Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier und Druckvorgänge schonst du die Umwelt und leistest deinen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
• Automatisierte Prozesse: Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen ist der Schlüssel zu einer effizienteren Buchhaltung. Vom Versand bis zur Buchung läuft alles reibungslos und mit weniger Aufwand.

Welche Formate der E-Rechnung gibt es?

In Deutschland gibt es zwei gängige Formate für E-Rechnungen: die XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung: Dieses Format ist für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern oft Standard. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das maschinenlesbar ist und eine strukturierte Verarbeitung ermöglicht.
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Version, die für den menschlichen Leser gedacht ist. Damit hast du das Beste aus beiden Welten: Der Empfänger kann die Rechnung manuell lesen, und gleichzeitig kann die Datei automatisiert verarbeitet werden.

Tipp:
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber musst du oft das XRechnung-Format verwenden. Für alle anderen Geschäftspartner bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass es sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend, die im B2G- und B2B-Bereich Geschäfte machen. Das bedeutet, dass du in diesem Bereich keine Rechnungen mehr in Papierform oder als einfache PDF versenden darfst. Stattdessen musst du eine strukturierte E-Rechnung verwenden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Aber keine Sorge – die Umstellung erfolgt nicht von heute auf morgen. Es gibt bestimmte Übergangsfristen, innerhalb derer du ganz entspannt Schritt für Schritt dafür sorgen kannst, deine Rechnungsstellung an die Gesetzesneuerungen anzupassen. Ab 2025 musst du nämlich grundsätzlich nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Ob und inwieweit du von der E-Rechnungspflicht betroffen bist, erfährst du mit wenigen Klicks durch unseren kostenlosen Selbsttest:

eBook: Stressfrei zur
E-Rechnung

Die neue Regelungen zur E-Rechnungspflicht können schnell zu Verwirrung und Überforderung führen. Das kostenlose Ebook von sevdesk bietet dir einen übersichtliche Praxisleitfaden für die Umstellung auf E-Rechnungen in deinem Business!

Zum eBook

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer hast du vielleicht bisher deine Rechnungen per Word oder Excel erstellt und per E-Mail verschickt. Aktuell sieht es mit dem Entwurf des Jahressteuergesetzes so aus, als müssten Kleinunternehmer auch über 2028 hinaus keine E-Rechnung schreiben. Die dürften weiter sogenannte "Sonstige Rechnungen" in Form von PDF- oder Papierrechnungen erstellen. Gleichzeitig müssen sie aber ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und archivieren. Damit du dabei auf der sicheren Seite bist, macht es Sinn, auf eine entsprechende E-Rechnungssoftware umzusteigen. Das bietet dir auch abseits aller Pflichten einige Vorteile:

• Einfachere Buchhaltung: Mit einer E-Rechnung können deine Rechnungsdaten automatisch in dein Buchhaltungssystem übernommen werden. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand.
• Professionelles Auftreten: E-Rechnungen vermitteln deinen Kunden, dass du professionell und zukunftsorientiert arbeitest – besonders, wenn du größere Auftraggeber hast, die diese Methode bereits nutzen.
• Wachsender Markt: Je mehr Unternehmen auf E-Rechnungen umsteigen, desto häufiger werden auch kleinere Unternehmer und Selbstständige davon profitieren. Die Einführung von Standards wie der E-Rechnung sorgt für eine Vereinheitlichung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen.

Pflichtangaben auf einer E-Rechnung

Wie bei jeder Rechnung gibt es auch bei der E-Rechnung bestimmte Pflichtangaben, die nicht fehlen dürfen. Diese sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen korrekt angegeben werden, um steuerrechtlich anerkannt zu werden. Hierzu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers sowie des Empfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
• Rechnungsnummer und -datum
• Eine genaue Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Der Nettobetrag, der Steuersatz und die ausgewiesene Mehrwertsteuer

Mit einer passenden E-Rechnungssoftware wird dieser Prozess vereinfacht, da alle Pflichtangaben automatisch in deine Rechnungen integriert werden.

E-Rechnungsgenerator kostenlos nutzen

Du stehst noch am Anfang deines Business und möchtest erst mal keine Software für deine E-Rechnungen und Buchhaltung nutzen?

Dann erstelle deine E-Rechnungen jetzt einfach kostenlos mit dem E-Rechnungstool von sevdesk!

Deine Vorteile:
✔ Unbegrenzt E-Rechnungen erstellen
✔ In wenigen Minuten herunterladen
✔ DSGVO-konform

Zum E-Rechnungsgenerator

E-Rechnung archivieren: Das musst du beachten

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der E-Rechnung ist die Archivierung. Laut der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) musst du auch E-Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Dabei reicht es nicht, die Rechnungen einfach auf einem USB-Stick zu speichern. Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen, d. h., die Daten müssen unveränderbar gespeichert werden, und du musst sicherstellen, dass sie jederzeit lesbar sind. Zum Beispiel für den Fall einer Betriebsprüfung. Am einfachsten geht das mit einer Archivierungssoftware bzw. einer Buchhaltungssoftware mit Archivierungsfunktion.

E-Rechnung mit Software erstellen, versenden und empfangen

Mit der E-Rechnungspflicht gehen, wie du siehst, einige Neuerungen, Regelungen und Umstellungen einher. Damit dir der Wechsel so leicht wie möglich fällt, empfehlen wir dir, eine geeignete E-Rechnungssoftware zu nutzen.
Diese bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen, wie zum Beispiel:

• Alle wichtigen Pflichtangaben werden automatisch ausgefüllt, das heißt, du läufst keine Gefahr, diese zu vergessen
• Eine E-Rechnungssoftware sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtssicher und vollständig im richtigen XML-basierten Format nach EN 19631 vorliegen
• Du sparst Zeit und Kosten durch die unkomplizierte und digitale Erstellung deiner E-Rechnung

Eine E-Rechnungssoftware ist also nicht nur ein praktisches Tool, sondern unterstützt dich auch dabei, rechtssicher, schnell und vor allem effizient zu arbeiten.
‍
Du suchst noch eine passende Softwarelösung für dich? Dann sieh dir die neue E-Rechnungssoftware von sevdesk an - neu in allen Tarifen und ohne Zusatzkosten verfügbar.

E-Rechnungen stressfrei erstellen & empfangen!

Auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 2025?
‍
✔ Alle Vorschriften erfüllt
✔ In wenigen Klicks erstellt
✔ ZUGFeRD & XRechnung kompatibel

sevdesk testest du jetzt ganz einfach 14 Tage kostenlos und unverbindlich!

Mehr zu sevdesk

Zusammenfassung: E-Rechnung als zukunftssichere Lösung

Die E-Rechnung ist die Zukunft des Rechnungswesens – effizient, kostensparend und bald auch verpflichtend. Als Selbstständiger oder Unternehmer solltest du nicht warten, bis die E-Rechnungspflicht 2025 eintritt, sondern dich schon jetzt auf die Umstellung vorbereiten. Mit den passenden Tools kannst du diesen Prozess einfach und problemlos bewältigen.Mach den ersten Schritt in die digitale Zukunft deiner Buchhaltung und profitiere von den Vorteilen der E-Rechnung!