E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was du wissen musst

Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer relevant. Hört sich zunächst kompliziert an, ist aber mit der richtigen Vorbereitung und durch die geltenden Schonfristen für Kleinunternehmer einfach zu bewältigen. Wir geben dir hier die wichtigsten Infos, die du für dich als Kleinunternehmer zu dem Thema benötigst, an die Hand.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Das bedeutet, dass sie nicht nur als PDF verschickt wird, sondern in einem Format wie XML, das von Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet werden kann. Das spart dir Zeit und verringert das Risiko von Fehlern – ein klarer Vorteil, gerade wenn du viel um die Ohren hast.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle, die Geschäfte im B2B-Bereich vornehmen. Auch Kleinunternehmer können von der E-Rechnungspflicht ab 2025 betroffen sein. Ab wann und in welchem Umfang das der Fall ist, erfährst du mit wenigen Klicks in unserem kostenlosen Selbsttest.

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Warum ist die E-Rechnung wichtig für Kleinunternehmer?

Die E-Rechnung bringt für dich nicht nur eine Umstellung, sondern auch zahlreiche Vorteile für deine Rechnungsstellung mit sich.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Zeitersparnis: Da die E-Rechnung maschinenlesbar ist, entfällt die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten. Deine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus und verarbeitet sie direkt weiter. Das beschleunigt den Prozess erheblich.
• Fehlerreduktion: Manuelle Dateneingaben sind anfällig für Fehler. Mit der E-Rechnung minimierst du das Risiko, da alle relevanten Informationen bereits strukturiert vorliegen und automatisch in deine Buchhaltung übertragen werden.
• Kostenersparnis: Der Versand von E-Rechnungen ist nicht nur schneller, sondern auch günstiger. Keine Druckkosten, kein Porto – die digitale Abwicklung spart bares Geld.
• Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier und Druckvorgänge schonst du die Umwelt und leistest deinen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
• Automatisierte Prozesse: Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen ist der Schlüssel zu einer effizienteren Buchhaltung. Vom Versand bis zur Buchung läuft alles reibungslos und mit weniger Aufwand.

Gerade als Kleinunternehmer, der viel selbst managen muss, profitierst du von der Effizienz der E-Rechnung. Und das Beste: Mit Tools wie z.B. sevdesk kannst du den Umstieg auf die E-Rechnung ganz einfach umsetzen.

E-Rechnungspflicht: Ab wann gilt sie?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend.

Laut aktuellem Gesetzesstand sind auch Kleinunternehmer von dieser Pflicht betroffen. Im Gesetzesentwurf des Jahressteuergesetzes 2024 ist jedoch geplant, ihnen auch weiterhin zu erlauben, sogenannte sonstige Rechnungen in Form von Papier oder PDF zu schreiben. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber auch ab Januar 2025

Da das Gesetz noch nicht final verabschiedet ist, gelten aktuell noch folgende Übergangsfristen für Kleinunternehmer.

Unser Tipp:
Befasse dich am besten jetzt schon mit der Thematik, um innerhalb der digitalen Rechnungsstellung auf dem neusten Stand zu sein. Eine passende E-Rechnungssoftware kann dir dabei helfen, den Umstieg problemlos zu meistern.

Pflichtangaben auf einer E-Rechnung

Wie bei jeder Rechnung müssen auch bei einer E-Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Dazu gehören:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsnummer und -datum
• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
• Netto-Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag

Natürlich musst du auch weiterhin einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf deine Rechnungen schreiben. Mit einer passenden E-Rechnungssoftware musst du dir darüber keine Sorgen machen. Die Software stellt sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und die E-Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Welche Formate gibt es für die E-Rechnung?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate für die E-Rechnung wichtig: XRechnung und ZUGFeRD. Beide haben ihre Vor- und Nachteile und sind je nach Art des Kunden oder Auftraggebers geeignet.

• XRechnung: Dieses Format ist besonders für den öffentlichen Sektor relevant. Es besteht nur aus einer maschinenlesbaren XML-Datei.
• ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Version, die von Menschen gelesen werden kann. Es eignet sich besonders, wenn du deine Rechnungen sowohl digital als auch auf herkömmliche Weise verarbeiten möchtest.

Für dich als Kleinunternehmer könnte ZUGFeRD interessant sein, wenn du sowohl an Unternehmen als auch an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellst. Es bietet dir die nötige Flexibilität, um dich auf alle Eventualitäten vorzubereiten.

Wie stellst du auf E-Rechnung um?

Um E-Rechnungen effizient in deinem Geschäftsalltag zu integrieren, brauchst du passende Tools, die dir das Erstellen, Versenden und Empfangen erleichtern.

• Buchhaltungssoftware: Moderne Buchhaltungsprogramme bieten oft integrierte Funktionen für E-Rechnungen. Tools wie sevdesk ermöglichen es dir, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu versenden. Sie stellen sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt sind und helfen dir, die Rechnungen automatisch zu archivieren.
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Größere Unternehmen nutzen oft umfassende ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics, die Rechnungsprozesse direkt mit der Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung verbinden. Diese Systeme unterstützen das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen und sorgen für eine nahtlose Integration in die gesamte Buchhaltung.
• Online-Rechnungstools: Es gibt spezielle Online-Plattformen wie Billomat oder Debitoor, mit denen du unkompliziert E-Rechnungen erstellen und versenden kannst. Sie sind besonders praktisch für kleine Unternehmen und Freelancer, die eine schnelle und flexible Lösung suchen.
• E-Invoicing-Plattformen: Spezialisierte Plattformen wie PEPPOLoder Compello ermöglichen es dir, E-Rechnungen im großen Stil zu empfangen und zu versenden. Diese Tools sind besonders für den B2B-Bereich und Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, geeignet.
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Für die Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen bieten DMS-Lösungen wie DocuWare oder Easy Software Unterstützung. Sie helfen dir, empfangene E-Rechnungen strukturiert zu speichern, sicher zu archivieren und jederzeit zugänglich zu halten.

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E-Rechnung mit Software erstellen, versenden und empfangen

Mit der E-Rechnungspflicht gehen, wie du siehst, einige Neuerungen, Regelungen und Umstellungen einher. Damit dir der Wechsel so leicht wie möglich fällt, empfehlen wir dir, eine geeignete E-Rechnungssoftware zu nutzen.
Diese bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen, wie zum Beispiel:

• Alle wichtigen Pflichtangaben werden automatisch ausgefüllt, das heißt, du läufst keine Gefahr, diese zu vergessen
• Eine E-Rechnungssoftware sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtssicher und vollständig im richtigen XML-basierten Format nach EN 19631 vorliegen
• Du sparst Zeit und Kosten durch die unkomplizierte und digitale Erstellung deiner E-Rechnung

Eine E-Rechnungssoftware ist also nicht nur ein praktisches Tool, sondern unterstützt dich auch dabei, rechtssicher, schnell und vor allem effizient zu arbeiten.

Du suchst noch eine passende Softwarelösung für dich? Dann sieh dir die neue E-Rechnungssoftware von sevdesk an - neu in allen Tarifen und ohne Zusatzkosten verfügbar.

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Zusammenfassung: Warum die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer wichtig ist

Die E-Rechnung ist nicht nur ein Thema für große Unternehmen oder den öffentlichen Sektor. Auch Kleinunternehmer können von den vielen Vorteilen profitieren, die sie mit sich bringt: Zeitersparnis, weniger Fehler und eine einfachere Buchhaltung. Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 betrifft vielleicht nur bestimmte Branchen, aber warum nicht schon jetzt umstellen und von den Vorteilen profitieren? Also: Werde jetzt digital und mach den nächsten Schritt in deiner Buchhaltung!