ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches E-Rechnungsformat passt zu dir?

Wenn du dich mit dem Thema E-Rechnung beschäftigst, stolperst du früher oder später über zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate sind im Rahmen der E-Rechnungspflicht. Diese startet am 1. Januar 2025, aber du hast zumindest beim Schreiben von E-Rechnungen noch bis 2027 bzw. 2028 Zeit für die Umstellung. Spätestens bis dahin solltest du für dich die Frage geklärt haben, welches Format besser zu deinen Anforderungen als Selbstständiger oder Unternehmer passt. Hier bekommst du einen verständlichen Überblick, der dir hilft, die richtige Entscheidung zu treffen.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat, das besonders bei Geschäften mit Behörden im  öffentlichen Sektor eine wichtige Rolle spielt. Das Besondere an der XRechnung ist, dass sie rein maschinenlesbar ist. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten im XML-Format, was bedeutet, dass sie direkt von Buchhaltungssystemen ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann – ohne manuelles Eingreifen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat. Das bedeutet, dass es zwei Bestandteile vereint: eine menschenlesbare PDF und eine maschinenlesbare XML-Datei. ZUGFeRD ist besonders dann sinnvoll, wenn du Rechnungen an Unternehmen oder Kunden verschickst, die noch nicht vollständig digital arbeiten. Die Rechnung lässt sich leicht öffnen und lesen, während die XML-Daten im Hintergrund von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können.

Die Vorteile im Vergleich

Um dir einen klaren Überblick zu verschaffen, findest du hier die wichtigsten Vorteile der beiden Formate auf einen Blick:

XRechnung:

• Rein digital und maschinenlesbar: Die Daten können direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden.
• Gesetzliche Pflicht: Ab 2025 für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• Fehlerreduktion: Da keine manuelle Eingabe nötig ist, sinkt die Fehlerquote.

ZUGFeRD:

• Hybrides Format: Du deckst sowohl digitale Systeme als auch traditionelle Prozesse ab.
• Flexibilität: Kunden, die noch nicht vollständig digital arbeiten, können die PDF-Version verwenden.
• Einfacher Einstieg: Besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige eine gute Wahl, um schrittweise auf digitale Rechnungen umzusteigen.

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Wichtige Überlegungen vor der Wahl des Formats

Bevor du dich für ein Format entscheidest, gibt es einige Fragen, die dir helfen können, die richtige Wahl zu treffen:

• Wen rechnest du ab? Wenn du vorwiegend für den öffentlichen Sektor arbeitest, führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Für gemischte Kundenkreise, die sowohl digital als auch manuell arbeiten, ist ZUGFeRD oft die bessere Wahl.
• Wie digital ist dein Netzwerk? Falls deine Kunden bereits vollständig digital arbeiten und Buchhaltungsprozesse automatisiert haben, kann die XRechnung ideal sein. Wenn du jedoch häufig mit kleineren Betrieben zusammenarbeitest, die noch manuelle Prozesse nutzen, bietet ZUGFeRD eine gute Balance.
• Wie flexibel musst du sein? Wenn Flexibilität in deiner Rechnungsstellung wichtig ist, kann ZUGFeRD den Einstieg in die Welt der E-Rechnungen erleichtern, da du Kunden nicht zwingst, ihre Systeme anzupassen.

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Mit der E-Rechnungspflicht gehen, wie du siehst, einige Neuerungen, Regelungen und Umstellungen einher. Damit dir der Wechsel so leicht wie möglich fällt, empfehlen wir dir, eine geeignete E-Rechnungssoftware zu nutzen, um deine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zu erstellen.
Diese bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen, wie zum Beispiel:

• Alle wichtigen Pflichtangaben werden automatisch ausgefüllt, das heißt, du läufst keine Gefahr, diese zu vergessen
• Eine E-Rechnungssoftware sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtssicher und vollständig im richtigen XML-basierten Format nach EN 19631 vorliegen
• Du sparst Zeit und Kosten durch die unkomplizierte und digitale Erstellung deiner E-Rechnung

Eine E-Rechnungssoftware ist also nicht nur ein praktisches Tool, sondern unterstützt dich auch dabei, rechtssicher, schnell und vor allem effizient zu arbeiten.

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Zusammenfassung: Welches Format passt zu dir?

Ob du dich für XRechnung oder ZUGFeRD entscheidest, hängt letztlich von deinen Kunden und deiner Arbeitsweise ab. Wenn du regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst, wird die XRechnung ab 2025 Pflicht – und du solltest dich frühzeitig darauf vorbereiten. Arbeitet dein Kundenkreis jedoch noch teilweise manuell, ist ZUGFeRD eine flexible Lösung, die dich in beiden Welten unterstützt.