ZUGFeRD: Format & Rechnung
Als Selbstständiger wirst du ab Januar 2025 vor einer wichtigen Neuerung stehen: Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich tritt in Kraft. Das bedeutet, dass du deine Rechnungen künftig elektronisch erstellen und übermitteln musst. Diese E-Rechnungen müssen maschinenlesbar sein und der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Ein Format, das diese Anforderungen erfüllt, ist die ZUGFeRD-Rechnung. Was genau sich hinter dem ungewöhnlichen Namen versteckt, verraten wir dir hier.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF- und XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht, dass Rechnungen sowohl für den Empfänger als auch für maschinelle Systeme lesbar sind. Du kannst deine Rechnung ganz normal als PDF verschicken, während die maschinenlesbaren Daten im XML-Format eingebettet sind. Dadurch werden sie automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet, ohne dass du manuelle Eingaben machen musst.
PDF- und XML erklärt:
PDF: Das kennst du sicherlich – eine PDF-Datei ist das, was du normalerweise per E-Mail als Rechnung bekommst. Du kannst sie leicht lesen, drucken und archivieren. Die Inhalte einer PDF können nicht so ohne weiteres abgeändert werden.
XML: Stell dir XML wie eine Geheimsprache für Computer vor. Es handelt sich um ein Format, das deine Rechnungsdaten so codiert, dass Programme sie automatisch verarbeiten können, ohne dass du selbst Hand anlegen musst. Alle Rechnungsdaten haben hier ihren festen Platz. Für Menschen sieht das eher nach Buchstaben- und Zahlensalat aus.
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Warum ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht ideal ist
Mit der ab 2025 kommenden E-Rechnungspflicht wirst du verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Während es mehrere Formate gibt, wie zum Beispiel die XRechnung, bietet ZUGFeRD entscheidende Vorteile. Im Gegensatz zur XRechnung, die nur maschinenlesbare XML-Daten verwendet, kombiniert ZUGFeRD PDF und XML. Das bedeutet, dass deine Rechnungen sowohl für Programme als auch für dich und deine Kunden leicht lesbar bleiben. Das ist besonders nützlich, wenn du mit kleineren Unternehmen oder Freiberuflern zusammenarbeitest, die keine speziellen Buchhaltungsprogramme nutzen.
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So erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen
Gute Nachrichten - Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ist einfacher, als du vielleicht denkst, und kann mit verschiedenen Tools und Softwarelösungen umgesetzt werden.
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, folgst du diesen Schritten:
- Buchhaltungssoftware wählen: Nutze eine Software, die das ZUGFeRD-Format unterstützt, wie sevdesk oder andere Rechnungsprogramme.
- Rechnung erstellen: Gib die üblichen Rechnungsdaten ein, wie Empfänger, Betrag, und Rechnungsnummer.
- ZUGFeRD-Format auswählen: Stelle sicher, dass du das ZUGFeRD-Format auswählst. Dies generiert eine PDF mit eingebetteter XML-Datei.
- Rechnung prüfen und versenden: Überprüfe die Rechnung auf Vollständigkeit und versende sie digital.
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ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
Wenn du vor der Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung stehst, ist es wichtig, die Unterschiede der beiden Formate zu kennen:
ZUGFeRD bietet dir durch die Kombination aus PDF und XML deutlich mehr Flexibilität, besonders wenn du mit verschiedenen Geschäftspartnern arbeitest. Während XRechnung speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde, lässt sich ZUGFeRD in unterschiedlichsten Kontexten einsetzen und bleibt für dich als Rechnungssteller wie auch für deine Kunden leicht verständlich.
Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung
Um dir eine bessere Vorstellung zu geben, wie eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht, folgt ein einfaches Beispiel:
PDF-Teil: Dies ist der Teil der Rechnung, den du und deine Kunden sehen. Er enthält alle üblichen Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag und Steuersätze. Dieser Abschnitt sieht genauso aus wie jede andere PDF-Rechnung, die du bisher verwendet hast.
XML-Teil: Im Hintergrund, unsichtbar für den normalen Betrachter, enthält das PDF eine eingebettete XML-Datei. Diese Datei wird von Buchhaltungssoftware ausgelesen und verarbeitet. Sie enthält dieselben Informationen wie der PDF-Teil, allerdings in einer standardisierten, maschinenlesbaren Form.
Stell dir vor, du erstellst eine Rechnung über 500 Euro für eine Dienstleistung. Im PDF-Teil sieht der Empfänger den Betrag, das Rechnungsdatum und deine Bankverbindung. Gleichzeitig enthält die XML-Datei diese Informationen in einem Format, das von Programmen wie deinem Buchhaltungsprogramm oder dem Programm des Empfängers automatisch erkannt und verarbeitet werden kann.
Zusammenfassung: ZUGFeRD als zukunftssichere Lösung
ZUGFeRD bietet dir als Selbstständiger die ideale Lösung, um die ab 2025 kommende E-Rechnungspflicht problemlos zu erfüllen. Es ist flexibel, einfach zu implementieren und spart dir wertvolle Zeit bei der Rechnungsstellung. Dank der Kombination aus menschen- und maschinenlesbarem Format kannst du sicherstellen, dass deine Rechnungen sowohl rechtssicher als auch zukunftsfähig sind. Es lohnt sich also, frühzeitig auf ZUGFeRD umzusteigen und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Häufige Fragen zum Thema ZUGFeRD
1. Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl menschenlesbare PDF-Daten als auch maschinenlesbare XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht eine effiziente, automatische Verarbeitung von Rechnungen und wird ab 2025 zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich empfohlen.
2. Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem klassischen PDF, das du lesen kannst, und einem eingebetteten XML-Teil, der von Buchhaltungsprogrammen automatisch verarbeitet wird. Sie sieht auf den ersten Blick wie jede andere PDF-Rechnung aus.
3. Was kostet ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format selbst ist kostenlos. Du benötigst jedoch eine Software, die ZUGFeRD unterstützt. Viele Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktion standardmäßig an.
4. Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML-Daten, sodass sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung lesen können. XRechnung besteht nur aus XML-Daten, ist also rein maschinenlesbar und hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgesehen.
5. Was ist ein ZUGFeRD-Beleg?
Ein ZUGFeRD-Beleg ist eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format, die sowohl als PDF für Menschen lesbar ist als auch maschinenlesbare Daten für automatische Verarbeitung enthält.
6. Ist ZUGFeRD PDF?
Ja, ZUGFeRD enthält eine PDF-Datei, aber zusätzlich sind maschinenlesbare XML-Daten eingebettet, um eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware zu ermöglichen.
7. Wer braucht ZUGFeRD?
Alle Unternehmen, die ab 2025 gesetzlich verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu versenden, können ZUGFeRD nutzen, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Besonders nützlich ist es für Unternehmen, die Rechnungen sowohl an öffentliche Einrichtungen als auch an andere Unternehmen senden.
8. Wie kann ich ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?
Viele gängige Rechnungsprogramme unterstützen das ZUGFeRD-Format. Du kannst Deine E-Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format erstellen und per E-Mail oder über Rechnungsportale versenden.
9. Was sind die Vorteile von ZUGFeRD?
ZUGFeRD spart Zeit und reduziert Fehler, da Rechnungen automatisch verarbeitet werden können. Es ist flexibel, menschen- und maschinenlesbar und erfüllt die Anforderungen der kommenden E-Rechnungspflicht.
10. Ist ZUGFeRD international nutzbar?
Ja, das ZUGFeRD-Format basiert auf internationalen Standards (UN-CEFACT) und ist daher auch außerhalb der EU kompatibel.
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