E-Rechnung archivieren: So geht's richtig
E-Rechnungen sind nicht nur praktisch, sondern bringen auch einige gesetzliche Pflichten mit sich. Besonders wichtig ist die korrekte Archivierung. Aber wie lange musst du E-Rechnungen eigentlich aufbewahren, und worauf solltest du dabei achten? Hier erfährst du alles, was du wissen musst, um die Archivierung von E-Rechnungen rechtssicher und einfach zu meistern.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Das bedeutet, dass sie nicht nur als PDF verschickt wird, sondern in einem Format wie XML, das von Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet werden kann. Das spart dir Zeit und verringert das Risiko von Fehlern – ein klarer Vorteil, gerade wenn du viel um die Ohren hast.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle, die Geschäfte im B2B-Bereich vornehmen. Auch Kleinunternehmer können von der E-Rechnungspflicht ab 2025 betroffen sein. Ab wann und in welchem Umfang das der Fall ist, erfährst du mit wenigen Klicks in unserem kostenlosen Selbsttest.
Warum ist die Archivierung von E-Rechnungen wichtig?
Als Unternehmer oder Selbstständiger bist du verpflichtet, alle geschäftlichen Unterlagen – dazu zählen auch Rechnungen – über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflicht gilt natürlich auch für elektronische Rechnungen. Die Aufbewahrung dient dazu, dass bei einer möglichen Steuerprüfung oder Nachfragen vom Finanzamt alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind.Im Gegensatz zu Papierbelegen musst du bei E-Rechnungen jedoch sicherstellen, dass die digitale Speicherung revisionssicher ist. Das bedeutet, dass die Daten unveränderbar und vollständig gespeichert werden müssen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben und bei Bedarf schnell gefunden werden können.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
In Deutschland gelten klare Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen – und das gilt natürlich auch für E-Rechnungen. Für die meisten steuerlich relevanten Dokumente gilt eine Frist von 10 Jahren. Diese Regel betrifft vor allem Rechnungen, die du als Unternehmer ausstellst oder empfängst. Auch wenn du Kleinunternehmer bist, kommst du um diese Aufbewahrungspflicht nicht herum.Es gibt allerdings auch kürzere Fristen, wie zum Beispiel für bestimmte Handelsbriefe, bei denen nur eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht besteht. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Frist für deine Unterlagen gilt, empfiehlt es sich, mit einem Steuerberater Rücksprache zu halten.
Wichtiger Hinweis:
Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Hast du also eine Rechnung im Mai 2024 gestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 und endet 10 Jahre später, am 31.12.2034.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Der Begriff revisionssicher mag zunächst kompliziert klingen, aber im Grunde geht es darum, dass deine E-Rechnungen nicht einfach nur irgendwo digital abgelegt werden. Sie müssen so gespeichert sein, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich sind. Das bedeutet:
- Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nachträglich nicht verändert werden. Das schließt auch kleine Änderungen wie das Nachtragen von Daten aus.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen müssen erhalten bleiben, also keine Teile der Rechnung dürfen fehlen oder unleserlich werden.
- Zugänglichkeit: Du musst jederzeit auf die archivierten Rechnungen zugreifen können, z. B. wenn das Finanzamt eine Steuerprüfung durchführt.
Tools wie sevdesk bieten eine automatische und revisionssichere Archivierung an. Das bedeutet, dass du dich nicht um die technischen Details kümmern musst – deine E-Rechnungen werden korrekt gespeichert und sind im Ernstfall schnell zur Hand.
Was passiert, wenn du E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß archivierst?
Die Archivierung von E-Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn du deine Rechnungen nicht korrekt aufbewahrst, kann das bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall könnte das Finanzamt deine Betriebsausgaben oder Vorsteuerbeträge nicht anerkennen, was dich Geld kosten kann. Eine fehlende oder fehlerhafte Archivierung kann zudem Bußgelder nach sich ziehen.Es lohnt sich also, von Anfang an auf eine professionelle Lösung wie sevdesk zu setzen. So vermeidest du unnötigen Stress und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Geschäft.
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Mit der E-Rechnung gehen, wie du siehst, einige Neuerungen, Regelungen und Umstellungen einher. Damit dir der Wechsel so leicht wie möglich fällt, empfehlen wir dir, eine geeignete E-Rechnungssoftware zu nutzen.
Diese bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen, wie zum Beispiel:
- Alle wichtigen Pflichtangaben werden automatisch ausgefüllt, das heißt, du läufst keine Gefahr, diese zu vergessen
- Eine E-Rechnungssoftware sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtssicher und vollständig im richtigen XML-basierten Format nach EN 19631 vorliegen
- Du sparst Zeit und Kosten durch die unkomplizierte und digitale Erstellung und Archivierung deiner E-Rechnung
Eine E-Rechnungssoftware ist also nicht nur ein praktisches Tool, sondern unterstützt dich auch dabei, rechtssicher, schnell und vor allem effizient zu arbeiten.
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Zusammenfassung: So archivierst du E-Rechnungen richtig
Die Archivierung von E-Rechnungen ist keine Raketenwissenschaft, aber es gibt klare Regeln, die du beachten musst. Wichtig ist vor allem die revisionssichere Speicherung und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Mit sevdesk bist du auf der sicheren Seite: Deine Rechnungen werden automatisch archiviert, und du hast jederzeit Zugriff darauf – egal, wann und wo du sie benötigst.Mach dir das Leben leichter und überlass die Archivierung deiner E-Rechnungen einer Software, die sich um alle Details kümmert. So sparst du Zeit, Geld und Nerven und bist für jede Prüfung bestens vorbereitet.
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